Comment créer un organisme de formation santé ?

Après plusieurs années d'exercice dans le secteur médical, vous voulez transmettre votre savoir-faire et vos compétences. Vous projetez de créer votre propre organisme de formation professionnelle en santé.

• Pourquoi créer un organisme de formation ?
• Comment le déclarer ?
• Quelles sont les démarches obligatoires ?

Ce guide complet sur la création d'un organisme de formation vous permet de prendre connaissance de toutes les démarches nécessaires à accomplir pour mener votre projet à terme.

Qu'est-ce qu'un organisme de formation ?

On entend par organisme de formation tout prestataire dispensant une action de développement de compétences : actions de formation, bilan de compétence, actions de VAE, apprentissage... Il s'agit d'organisme de formation professionnelle continue souvent mentionnés par le sigle OF.

Pourquoi créer son organisme de formation ?

1. Pour partager son expertise
   Après une expérience avérée dans un secteur en ayant occupé plusieurs postes ou métiers différents, transmettre son expertise et son savoir-faire est une évolution logique et importante pour la société. Cette démarche est valorisante à titre personnel.
2. Répondre à un besoin croissant d’adaptation
   Le marché de l'emploi est dans une période d'évolution importante. Les compétences évoluent rapidement et elles doivent intégrer des nouvelles technologies toujours en mouvement. Toutes les strates du monde du travail sont touchées. Se former est une nécessité tout au long de la carrière.
   Aujourd'hui, il est fréquent de changer de poste, d'emploi, de structure ou même d'avoir le projet de créer sa propre entreprise. Les besoins en adaptation des compétences sont de plus en plus importants.
   Créer un organisme de formation professionnelle permet de participer à ce mouvement et de répondre à ses besoins émergents qui ne cessent d'être de plus en plus nombreux.
3. Participer au développement d'un secteur
   Lorsqu'on a exercé dans un domaine professionnel spécifique et que l'on participe à la transmission et au développement des compétences en créant un organisme de formation, on contribue activement au développement du secteur en question. Les actions sont concrètes et on contribue à améliorer les compétences de tout un secteur professionnel.
4. Accompagner les évolutions professionnelles individuelles
   En créant un organisme de formation, l'objectif est également de participer activement aux évolutions professionnelles individuelles en permettant à chacun d'accéder à des connaissances et des compétences qui leur feront prendre un nouveau départ.

Se lancer dans la création d'un organisme de formation : les 7 étapes à connaitre

Avant de vous lancer dans l'aventure de la création de votre propre organisme de formation, gardez à l'esprit les grandes étapes à franchir avant d'arriver au but.

1. Définissez vos objectifs

La formation est avant tout une question de transmission de savoir-faire et de connaissances pour participer à l'évolution des compétences d'un secteur professionnel. Déterminez précisément votre objectif à ce sujet en vous posant les bonnes questions :

• Quel est votre objectif ?
• Quelles compétences voulez-vous transmettre ?
• À quel public vous adressez-vous ?
• Quels sont les besoins du public que vous projetez de former ?

2. Élaborer un business plan pour un organisme de formation

Avant toute chose, comme pour toute création d'entreprise, prenez le temps d'étudier votre projet sous l'angle de sa rentabilité économique.

• Faire un état des lieux des acteurs du marché
• Identifier et étudier les offres des concurrents
• Déterminer la rentabilité économique de votre projet
• Évaluer les moyens humains et matériels nécessaires
• Concevoir une stratégie marketing

3. Choisir le bon statut juridique

Avant d'entamer les démarches de création de votre organisme de formation, il vous faut créer votre entreprise et choisir un type de structure juridique. Plusieurs possibilités existent et dépendent de votre situation et de vos objectifs.

Si vous êtes seul :

• La microentreprise
• Exonération de TVA et moins de cotisation dans la limite d'un certain chiffre d'affaires
• Démarches simplifiées
• Pas de déclaration de charges possible
• EIRL – Entreprise individuelle à responsabilité limitée
• Création simplifiée sans statuts ni capital
• Séparation des biens personnels et de l'activité professionnelle
• Impôts sur les sociétés (SI) possible
• SASU – Société par Actions Simplifiées Unipersonnelles
• Le dirigeant peut être salarié
• Formalités administratives plus importantes

Si vous êtes plusieurs associés

• SARL – Société À Responsabilité Limitée
• Engagement des associés en fonction de leur apport
• Imposition sur les bénéfices ou les rémunérations au choix
• SAS – Société par Actions Simplifiée
• Engagement des associés en fonction de leur apport
• Nombre d'associés illimité avec un Président
• Imposition sur les rémunérations

4. Déclarer son organisme de formation

Une déclaration d'activité doit être réalisée dans les 3 mois maximum qui suivent le premier contrat de formation.

La déclaration doit être adressée au Service régional de contrôle de la formation professionnelle (SRC) de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) de sa région.

>> Accéder à la liste des DREETS (anciennement DIRECCTE).

Pour les formalités déclaratives :

• utiliser le service en ligne MAF - Mon Activité Formation en prenant connaissance des démarches de déclaration dans le mode d'emploi
• ou envoyer par courrier le bulletin de déclaration d'activité (Cerfa 10782) accompagné des documents demandés

Vous recevez un numéro d'enregistrement dans le mois qui suit la réception de votre déclaration. Il doit être indiqué sur les documents officiels de l'organisme.

Une notification est ensuite adressée après étude du dossier. Il peut s'agir d'un refus à cause d'un document manquant, du domaine d'intervention qui n'est pas prévu à l'article L6313-1 du Code du travail ou des conditions qui ne sont pas respectées.

À l'issue de cette déclaration, vous obtenez votre Numéro de Déclaration d'Activité (NDA).

5. Élaborer les documents obligatoires

Avant de vous engager dans une démarche des demandes de certification et d'aide financière, il est indispensable d'établir des documents détaillant votre activité de formation :

• Le programme de formation (objectifs, public visé, prérequis, durée du programme, moyens, contenu détaillé, suivi, évaluation)
• La convention de formation qui doit être signée avec vos acheteurs. Elle doit être annexée à votre programme de formation. Elle doit contenir les informations suivantes : numéro d'enregistrement, noms des signataires, intitulé de la formation, durée, nombre de stagiaires, modalités.
• L'attestation de formation
• La feuille d'émargement pour attester de la présence des stagiaires
• Les questionnaires d'évaluation

6. Obtenir la certification Qualiopi

Pour solliciter des financements publics, un organisme de formation doit d'abord recevoir la certification Qualiopi depuis le 1^er janvier 2022.

Il s'agit d'une certification qualité organisée autour de 7 critères et comprenant 32 indicateurs. Il faut demander un audit dont le coût dépend du chiffre d'affaires de l'organisme notamment. La certification est délivrée par un organisme accrédité par le Comité français d'accréditation (COFRAC) ou l'une des 7 instances désignées par France Compétences.

La liste des organismes certificateurs est publiée et mise à jour par le Ministère du travail et accessible en ligne.

7. Solliciter des aides à la création d'un organisme de formation

Au moment de la création de votre organisme de formation, vous pouvez solliciter différents types d'aides financières :

• l'ACCRE qui donne droit à une exonération de charges sociales
• l'ARE sous la forme d'une aide journalière à partir de la perte involontaire d'un emploi jusqu'à un retour à un poste salarié ou le recours à l'ARCE
• l'ARCE qui est une Aide à la reprise ou à la création d'entreprise
• les aides des CCI (chambres de commerce et d'industrie), notamment une formation pour maitriser les bases de la création d'entreprise et se faire accompagner dans les démarches.
  >> consulter le site les-aides.fr

8. Recruter des formateurs

Lorsque l'organisme créé doit embaucher des formateurs ou du personnel administratif, la gestion du personnel est régie par la convention collective nationale du 10 juin 1988. Elle fixe les conditions des embauches et des contrats.

9. Mettre en place une comptabilité

Un organisme de formation doit produire une comptabilité à partir du moment où leur activité génère plus de 15 244 € de chiffre d'affaires.

Un commissaire aux comptes doit être désigné à partir du moment où l'organisme de formation :

• embauche 3 salariés en contrat à durée indéterminée ;
• génère 153 000 € HT de chiffre d'affaires :
• a un bilan avec un total de 230 000 €.

L'organisme de formation de droit privé peut être exonéré de TVA si son champ d'action est la formation professionnelle continue. Pour demander cette exonération de TVA, le formulaire Cerfa n°10219*17 doit être envoyé à la DREETS.

Quelles sont les obligations légales d'un organisme de formation ?

Outre les formalités à réaliser au moment de la création, un organisme de formation a des obligations à suivre tout au long de son évolution.

Envoyer chaque année le bilan pédagogique et financier (BPF)

Tous les ans, en avril ou mai, le BPF doit être adressé aux services de l'État via la plateforme en ligne Mon Activité de Formation.

>> Pour connaître le mode opératoire pour déclarer votre BPF sur la plateforme en ligne, consulter le document à disposition.

Que contient le bilan pédagogique et financier ?

Le BPF doit mentionner les informations suivantes :

• les activités de formation qui ont été réalisées sur la période de l’exercice comptable ;
• le nombre de personnes formées ;
• le nombre d’heures de formation suivies par les inscrits, ainsi que le nombre d’heures de formation dispensées. Ces données doivent être présentées en fonction de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations ;
• la répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures ;
• les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle ;

Les organismes de formation doivent produire la liste des prestations de formation réalisées ou à effectuer.

Lire notre guide dédié sur le bilan pédagogique et financier

Se mettre à disposition en cas de contrôle des autorités

Les éventuels contrôles sont effectués par les services régionaux de contrôle (SRC) des DREETS. Les contrôles portent sur le respect de la réglementation et l'utilisation des fonds de la formation professionnelle.

>> Accès coordonnées des services régionaux de contrôles (SRC)

Respecter les exigences dans le cadre du RGPD

Comme toute structure gérant des données personnelles, vous devez respecter un certain nombre d'obligations définies au règlement général sur la protection des données, le fameux RGPD :

• tenir à jour un registre des données collectées en mentionnant la durée et l'objectif
• mettre en place une gestion des réclamations, des demandes, des suppressions et des modifications des données collectées
• tenir à disposition en permanence un document complet sur les procédures et processus mis en place
• analyser tous les risques encourus par votre système de gestion des données

Pour tout savoir sur le RGPD, consultez le dossier sur le site de la CNIL.

Comment sous-traiter des actions de formation ?

Il n'est pas rare qu'un organisme de formation doive faire appel à un autre organisme ou à un formateur indépendant pour répondre à un afflux de commandes.

Un contrat de sous-traitance doit être conclu avec une structure disposant d'un numéro SIRET, sinon il s'agit de salariat.

Le contrat de sous-traitance doit obligatoirement contenir les informations suivantes :

• la mention exacte de l'action de formation (intitulé et nature)
• sa durée
• les modalités liées au déroulement
• le nombre de stagiaires
• le prix
• les modalités de règlement de la prestation de formation

Comment développer son activité de formation ?

Vous avez créé une activité de formation et vous venez obtenir votre Numéro de Déclaration d'Activité (NDA). Vous êtes prêt à former des stagiaires et à développer votre organisme de formation.

• Comment vous y prendre pour trouver vos premiers clients ?
• Quels sont les moyens et les outils à votre disposition pour promouvoir et développer votre organisme de formation ? 
• Comment communiquer ?

On peut noter 4 axes pour développer votre activité de formation :

Identifier votre cible

La première étape préalable à toute démarche de promotion d'un organisme de formation dans le but de trouver des clients est d'identifier votre cible de manière précise. Pour cela, en marketing, il est conseillé de développer des personas. Il s'agit de personnes fictives à qui l'on attribue des caractéristiques à la fois sociales et psychologiques afin de représenter un groupe de personnes cible.

Pour modéliser des personas, il faut regrouper leurs caractéristiques comme leur prénom, leur âge, leur lieu d'habitation, leurs études, leur métier, leur situation familiale, leur personnalité, etc.

Contacter votre réseau personnel

La première des étapes est de faire connaître votre activité auprès des personnes de votre réseau personnel, qu'il soit familial ou professionnel. Commencez par faire fonctionner vos propres contacts en leur expliquant votre nouvelle activité.

Intégrer un groupe de formateur

Il existe des organisations mettant en relation des formateurs. Ces réseaux permettent d'échanger sur les problématiques et les difficultés rencontrées quand on se lance dans une activité de formation.

Mettre en place des partenariats

Pour bénéficier d'un réseau plus fort et plus large, surtout lorsqu'on débute, créer des partenariats est grandement bénéfique. Cette démarche est possible à deux niveaux différents :

• en s'associant avec d'autres organismes de formation indépendants ;
• en travaillant en tant que sous-traitant pour des organismes qui fonctionnent déjà bien.

Ces partenariats permettent d'acquérir une expérience, d'être rapidement opérationnel, de développer votre réseau et d'affirmer votre crédibilité.

Comment trouver vos premiers clients ?

Développer son organisme de formation en trouvant ses premiers clients nécessite de mettre en place une stratégie commerciale. Elle intègre différents éléments incontournables.

Investir dans une offre de formation

N'hésitez pas à investir dans des compétences en ingénierie pédagogique. La qualité et l'efficacité de vos actions de formation en dépendent. Leur qualité en sera plus rapidement reconnue et vous obtiendrez des certifications de l'État.

Rendre vos formations visibles par votre cible

Votre objectif doit être de promouvoir vos offres de formation auprès de tous les organismes auprès desquels votre cible peut être présente ou faire des démarches de renseignement.

Il s'agit aussi d'être visible au sein des acteurs nationaux et régionaux qui comptent dans votre domaine, qu'il s'agisse des promoteurs de formations, des organismes de recherche d'emploi et de formation ou encore des employeurs locaux et nationaux.

Obtenir les certifications

Il est essentiel pour vous d'obtenir les certifications nécessaires (Qualiopi par exemple) afin que les stagiaires puissent bénéficier de financements.

Il est impératif que vos formations puissent être éligibles au CPF (Compte de Formation Personnel).

Ne pas négliger les marchés de niche

Travaillez vos particularités en mettant en place des formations qui n'existent nulle part ailleurs. Vous mettez ainsi en avant votre différence et vous attirez un public spécifique.

Développer des formations répondant à des obligations légales

N'hésitez pas à développer des actions de formations permettent de répondre à une réglementation, comme par exemple proposer une formation en risque incendie, par exemple.

Offrir une diversité de moyens pédagogiques

Développez l'accès à vos formations par le numérique. Vous pouvez, par exemple, proposer une option 100 % à distance : vous élargissez ainsi votre cible en abolissant le critère géographique. Vous rationalisez vos coûts et vous avez ainsi beaucoup plus de facilité à déployer votre offre de formation santé.

Embauchez des formateurs de qualité

Mettez les moyens pour dénicher des enseignants investis dans votre projet, qui ont toutes les qualifications nécessaires.

Travaillez vos documents officiels

Pour promouvoir votre activité, il faut pouvoir communiquer sur l'offre de formation de manière lisible, claire et complète. Vos programmes de formation doivent être détaillés et correctement présenté, en accord avec la charte graphique de votre organisme.

Savoir conseiller votre public

Peaufiner votre connaissance du domaine dans lequel vous exercez et surtout des différents moyens de financements qui s'offrent à vos stagiaires. Pouvoir les conseillers est un service supplémentaire intéressant à leur proposer.

Comment arrêter son activité de formation ?

Pour arrêter une activité de formation, il faut informer la DREETS dans les 30 jours suivant la fermeture via un formulaire spécifique. 

Il est crucial de clôturer tous les engagements en cours et de conserver les documents relatifs aux formations pendant 3 ans.

N'oubliez pas les démarches habituelles de cessation d'activité auprès des organismes fiscaux et sociaux. 

Accédez à notre guide pratique sur comment arrêter votre activité de formation