Le contexte de la gestion de projet dans les établissements de soins est particulier du fait d’un large éventail de spécialités médicales avec leurs spécificités et d’une grande variété de problèmes à gérer.
Une gestion de projet santé efficace et précise se justifie d’autant plus.
Qu’est-ce qu’une gestion de projet santé ?
La gestion de projet santé se définit comme la mise en œuvre d’outils et de compétences dans le but d’atteindre des objectifs prédéfinis et en incluant des paramètres de temps, de coût et de ressources.
Il s’agit d’un processus à mettre en place destiné à planifier, organiser et superviser les actions d’une équipe œuvrant dans un objectif précis.
Les types de projets de soins
Dans le secteur de la santé, les types de projets peuvent être :
- Des projets de soins à l’hôpital
- Des projets de services hospitaliers
- Des projets de pôles hospitaliers
- Des projets de coopération entre établissements
- Des projets de coordination dans le secteur médico-social
- Etc.
Quelques exemples de gestion de projets santé
- Améliorer le parcours du patient lors de son admission à l’hôpital
- Réorganiser le lieu d’accueil général de l’hôpital
- Créer un nouveau modèle de blouse pour les patients
- Intégrer un nouveau logiciel d’aide à la décision
- Organiser une campagne de vaccination
Pourquoi une gestion de projet est essentielle dans le secteur de la santé ?
Avec les nombreuses avancées technologiques dans tous les domaines, les établissements de santé sont confrontés à une nécessaire évolution de leur organisation. La transformation numérique doit renforcer la qualité des soins et la sécurité des patients grâce à de nouveaux cadres de travail.
Les hôpitaux et cliniques ont de nombreux impératifs réglementaires à respecter et des exigences fortes en termes de qualité des soins et d’économies budgétaires. Les établissements de santé, comme toute structure, doivent mettre en place une gestion de projet éprouvée pour améliorer leur fonctionnement et mettre en place de nouvelles organisations dans leurs habitudes de travail.
Une gestion de projet suivie et efficace est impérative pour assurer la sécurité des soins et ne pas augmenter les risques pour les patients.
De plus, la nécessaire intégration de nouveaux paramètres, comme les dossiers médicaux informatisés ou des outils liés aux nouvelles technologies, génère de nouvelles exigences et organisations de travail.
Quelle est la méthodologie d’une gestion de projet médical ?
Il existe plusieurs méthodologies permettant de gérer la mise en place d’un projet dans un hôpital, qu’il s’agisse d’un projet de construction de bâtiment ou de service, d’un projet d’organisation de soins infirmiers, de refonte du management d’équipe soignante ou de tout autre thématique.
Au préalable, une méthodologie doit intégrer :
- Une bonne communication à l’ensemble des acteurs et des services potentiellement concernés
- Un choix pertinent d’une équipe de projet et d’un chef de projet performants
- La définition de règles à respecter
La méthodologie en cascade
La méthode en cascade est la plus couramment utilisée. La gestion de projet s’organise de manière séquentielle et linéaire. Chaque phase doit être menée à son terme avant que la suivante commence.
Les projets qui se prêtent principalement à une gestion selon la méthode en cascade sont des projets de construction et d’ouverture d’un nouveau service ou établissement.
La gestion de projet Agile
La méthode Agile est la plus flexible et la plus adaptable. Elle suit un processus cyclique qui permet une évolution plus progressive en intégrant des changements.
Les projets visant à intégrer de nouvelles méthodes de travail sont très adaptés à une gestion par la méthode Agile.
Son principal avantage est de permettre la détection d’erreurs plus tôt et donc une correction plus rapide.
La méthode hybride
Associer la méthode Agile avec la méthode en cascade est souvent une solution choisie pour gérer un projet de manière flexible tout en proposant une feuille de route aux membres de l’équipe projet et un calendrier aux responsables de l’établissement santé.
Quelles sont les étapes d’une gestion de projet ?
Les différentes phases communes à tous les projets sont :
- Le démarrage du projet avec le diagnostic, l’analyse des besoins et l’identification des objectifs
- La planification
- La mise en œuvre
- L’évaluation
- La clôture du projet
Se former à la gestion de projet en santé
La formation en gestion de projet santé a pour finalité de proposer les outils nécessaires pour accompagner les structures de soins dans le changement et la réorganisation de leurs prestations.
Elle couvre toutes les étapes :
- la définition des objectifs et des besoins,
- la gestion des ressources,
- l’évaluation des risques,
- la coordination des équipes et l’accompagnement des parties concernées...
Les participants à cette formation sauront utiliser les méthodes adaptées à la gestion de projet santé.
La durée de la formation est de 3 jours, soit 21 heures, soit en présentiel dans les locaux de l’organisme de formation ou de votre établissement, soit en ligne grâce à une plateforme interactive pour une formation à distance.
Le programme de formation se compose d’une partie théorique, d’ateliers pratiques, de moments d’échanges et d’études de cas. Les notions abordées sont les suivantes :
Module 1 - Planification et définition du projet
- Établir des objectifs clairs et mesurables grâce à des techniques éprouvées pour que les actions mises en place soient cohérentes avec les attentes de l’établissement.
- Identifier les parties prenantes en identifiant leurs besoins et leurs attentes.
- Construire le plan de projet avec les délais, les ressources nécessaires et les étapes importantes.
Module 2 - Gestion des ressources et de l'équipe
- Attribuer des ressources humaines, financières et matérielles.
- Constituer l'équipe
- Gérer la charge de travail
Module 3 - Outils et techniques de gestion de projet
- Utiliser des outils de gestion de projet comme Microsoft Project, Trello, ou Asana.
- Mettre en œuvre les techniques de suivi et de contrôle
- Création de tableaux de bord et indicateurs de performance (KPI) pour la prise de décision.
Module 4 - Gestion des risques et des changements
- Identification et évaluation des risques
- Stratégies de mitigation des risques
- Gestion du changement grâce à des techniques de gestion des changements de portée, de calendrier ou de ressources.
Module 5 - Clôture et évaluation du projet
- Processus de clôture : étapes pour clôturer un projet de manière formelle, y compris la livraison des livrables et l'obtention des acceptations des parties prenantes.
- Évaluation des résultats par rapport aux objectifs initiaux.
- Retour d'expérience et amélioration continue
